29 January 2010
Kapacitetsutnyttjande och genomloppstid – ett generellt samband
Grunden för all effektivisering av vården vilar i processer. Det är själva grunden i alla verksamheter, så även i sjukvården.
I processer sker en transformation av något, vilket i sjukvården är patienter, från ett tillstånd till ett annat. Transformationen uttrycker vad processen skall uppnå och kan i sjukvårdsfallet till exempel vara från sjuk till frisk, från diagnostiserad till behandlad, eller från anmäld till diagnostiserad. Processerna består av ett nätverk av aktiviteter där resurser (läkare, sjuksköterskor, utrustning etc) agerar på patienter.
I alla stabila processer finns ett fundamentalt samband mellan genomloppstid, antalet patienter i systemet, samt ankomstintensiteten. Det går inte att både ha högt resursutnyttjande och snabbt genomflöde. Detta samband är matematiskt, det vill säga sambandet finns där, vare sig vi vill eller inte.
Tabell
För att illustrera det fundamentala samband, låt oss använda ett starkt förenklat exempel. Anta en process som innebär att kunder anländer till expediten på ett snabbköp. Två storheter är intressanta här – tiden mellan det att kunderna anländer och tiden det tar för expediten att scanna varorna och ta betalt. I detta starkt förenklade exempel antar vi att båda dessa tider är väldigt exakta, ner till tiondelar av sekunder. Dessa antaganden ger samband enligt tabellen nedan till vänster. Av intresse här är kapacitetsutnyttjandet (av expediten) och kön.
Kapacitets-
Ankomsttid Tid att scanna utnyttjande Kö
Var 30:e minut 10 minuter 33,3% 0
Var 20:e minut 10 minuter 50% 0
Var 10:e minut 10 minuter 100% 0
Var 9:e minut 10 minuter 100% ∞
Figur
Låt oss nu göra exemplet mer likt verkligheten och introducera variation. Det vill säga vi antar att kunderna inte anländer med exakt jämna intervall och att kunderna inte har exakt samma saker i sin varukorg, så att det tar olika lång tid för expediten att scanna varorna och ta betalt. Vi föreställer oss två scenarion:
• Ett första scenario där variationen är +/-1 minut. Det vill säga kunderna kan komma var 9:e minut eller var 11:e minut. Det kan också ta mellan 9 och 11 minuter för expediten att scanna och ta betalt.
• I ett andra scenario är variationen +/-3 minuter. Kunderna kan komma var 7:e minut eller var 13:e minut. Det tar mellan 7 och 13 minuter hos expediten.
Effekterna av dessa två scenarion på kapacitetsutnyttjande och köer illustreras schematiskt i figuren till höger.
Konsekvensen av att öka variationen blir med andra ord att för ett givet kapacitetsutnyttjande, så ökar kön. Sambandet mellan kötid, kapacitetsutnyttjande och variation är fundamentalt i alla processer. Speciellt relevant är det i sjukvårdsprocesser, där det finns stora variationer i det att patienter har olika symptom som inte går att standardisera. Det innebär att alla försök att uppnå fullt resursutnyttjande kommer att leda till köer.
Men, och detta är viktigt, då det utgör grunden för förbättring; det finns också variation som går att undvika, så kallad oönskad variation. Det kan till exempel vara dåliga utformade layouter som gör att patienter irrar bort sig, det kan vara dåligt underhållen utrustning som går sönder, det kan vara brist på planering.
Listan kan göras lång, men gemensamt har dessa exempel att de utgör potentiella förbättringar av verksamheten, vilka innebär att man kan både sänka köer och bibehålla resursutnyttjandet.
Skrivet av: Pär Åhlström, HHS, Jon Rognes, HHS